![[Image of ตัวอย่างใบกำกับภาษีที่ถูกต้องตามกฎหมาย]](/images/editor/tax-invoice.png)
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือเอกสารสำคัญยิ่งสำหรับผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ไม่เพียงแต่เป็นหลักฐานแสดงการซื้อขายสินค้าหรือบริการ แต่ยังเป็นหัวใจสำคัญของระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม การออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง ครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนด จะช่วยให้ธุรกิจ SME ของคุณดำเนินงานได้อย่างราบรื่น หลีกเลี่ยงปัญหาและค่าปรับจากกรมสรรพากร และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับลูกค้าและคู่ค้า บทความนี้จาก บริษัท ธนาคม แอดไวซ์เซอร์รี่ จำกัด จะอธิบายทุกประเด็นที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับใบกำกับภาษี
ใบกำกับภาษีคืออะไร และสำคัญอย่างไรต่อธุรกิจของคุณ?
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารหลักฐานสำคัญที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) จะต้องจัดทำและส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการ (ไม่ว่าผู้ซื้อจะร้องขอหรือไม่) เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ประกอบการได้เรียกเก็บหรือพึงเรียกเก็บจากผู้ซื้อหรือผู้รับบริการนั้น
ความสำคัญของใบกำกับภาษีต่อธุรกิจ SME:
- เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บ VAT: ผู้ขายใช้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บภาษีขายจากผู้ซื้อ
- ใช้สำหรับขอคืนภาษีซื้อ: ผู้ซื้อที่เป็นผู้ประกอบการจด VAT สามารถนำใบกำกับภาษีซื้อไปใช้เป็นหลักฐานในการขอหักออกจากภาษีขาย (เครดิตภาษีซื้อ) หรือขอคืนภาษีซื้อได้
- เป็นเอกสารสำคัญทางบัญชีและกฎหมาย: ใช้ในการบันทึกบัญชีรายรับ-รายจ่าย และเป็นหลักฐานประกอบการยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) ต่อกรมสรรพากร
- สร้างความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือ: การออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้องแสดงถึงการดำเนินธุรกิจที่เป็นระบบและโปร่งใส
- ป้องกันปัญหาและค่าปรับ: การออกใบกำกับภาษีไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วนอาจนำไปสู่เบี้ยปรับ เงินเพิ่ม และปัญหาทางกฎหมายอื่นๆ ตามมา
ใครบ้างมีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษี?
ผู้ประกอบการที่มีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษี คือ ผู้ประกอบการที่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT Registered Person) กับกรมสรรพากรแล้ว โดยจะต้องออกใบกำกับภาษีทุกครั้งที่ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น (Tax Point) ซึ่งโดยทั่วไปคือ:
- กรณีขายสินค้า: เมื่อมีการส่งมอบสินค้า (เว้นแต่จะมีการโอนกรรมสิทธิ์, ได้รับชำระราคา, หรือได้ออกใบกำกับภาษีก่อนส่งมอบ)
- กรณีให้บริการ: เมื่อได้รับชำระค่าบริการ (เว้นแต่จะได้ออกใบกำกับภาษีก่อนได้รับชำระราคา)
ประเภทของใบกำกับภาษีที่ SME ควรรู้จัก
ใบกำกับภาษีตามประมวลรัษฎากรแบ่งออกเป็นประเภทหลักๆ ดังนี้:
1. ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป (Full Tax Invoice)
เป็นใบกำกับภาษีที่มีรายการครบถ้วนตามที่มาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากรกำหนด ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการที่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนด้วยกัน เพื่อให้ผู้ซื้อสามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (เครดิตภาษีซื้อ) ได้
2. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ (Abbreviated Tax Invoice)
ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่เป็นผู้ประกอบการค้าปลีก หรือประกอบกิจการให้บริการรายย่อยแก่บุคคลจำนวนมาก (เช่น ร้านสะดวกซื้อ ร้านอาหาร โรงแรม) ซึ่งขายสินค้าหรือให้บริการแก่ผู้บริโภคโดยตรง สามารถออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้ ใบกำกับภาษีอย่างย่อจะมีรายการน้อยกว่าใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป และผู้ซื้อไม่สามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานในการขอเครดิตภาษีซื้อได้ (เว้นแต่จะร้องขอใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป)
นอกจากนี้ ยังมีเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม เช่น ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note), ใบลดหนี้ (Credit Note), และ ใบแทนใบกำกับภาษี (Substitute Tax Invoice) ซึ่งใช้ในกรณีเฉพาะตามที่กฎหมายกำหนด
องค์ประกอบ "ต้องมี" ในใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป (ตามมาตรา 86/4)
เพื่อให้ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปของคุณถูกต้องและสามารถใช้เป็นหลักฐานทางภาษีได้ ต้องมีรายการอย่างน้อยดังต่อไปนี้:
- คำว่า "ใบกำกับภาษี" ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
- ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้ออกใบกำกับภาษี
- ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ (กรณีผู้ซื้อเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน)
- หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
- ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่า ของสินค้าหรือของบริการ
- จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ โดยให้แยกออกจากมูลค่าของสินค้าหรือของบริการให้ชัดแจ้ง
- ข้อความอื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด (เช่น ระบุว่าเป็นสำนักงานใหญ่หรือสาขาที่ออกใบกำกับภาษี)
e-Tax Invoice & e-Receipt: ก้าวสู่ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
ปัจจุบัน กรมสรรพากรได้ส่งเสริมให้ผู้ประกอบการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt) ผ่านระบบที่กรมสรรพากรกำหนด เพื่อเพิ่มความสะดวก ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสารทางภาษี
ประโยชน์ของระบบ e-Tax Invoice สำหรับ SME:
- ลดต้นทุนการจัดทำและจัดส่งเอกสาร: ประหยัดค่ากระดาษ ค่าพิมพ์ และค่าจัดส่ง
- ลดขั้นตอนการทำงานและประหยัดเวลา: สามารถจัดทำและนำส่งข้อมูลได้รวดเร็วผ่านระบบออนไลน์
- เพิ่มความถูกต้องและลดข้อผิดพลาด: ระบบช่วยตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเบื้องต้น
- สะดวกในการจัดเก็บและค้นหา: จัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ค้นหาง่าย และลดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร
- สร้างภาพลักษณ์ที่ทันสมัยให้กับธุรกิจ
ผู้ประกอบการที่สนใจสามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมและสมัครเข้าร่วมโครงการได้จากเว็บไซต์ของกรมสรรพากร หรือปรึกษา บริษัท ธนาคม แอดไวซ์เซอร์รี่ จำกัด
ข้อควรระวังและข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการออกใบกำกับภาษี
- ระบุชื่อ ที่อยู่ หรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ซื้อหรือผู้ขายไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน
- คำนวณจำนวนเงินหรือภาษีมูลค่าเพิ่มผิดพลาด
- รายละเอียดของสินค้าหรือบริการไม่ชัดเจนหรือไม่ถูกต้อง
- ออกใบกำกับภาษีไม่ตรงตามวันที่เกิด Tax Point จริง
- หมายเลขใบกำกับภาษีไม่เรียงลำดับ หรือมีการใช้เลขที่ซ้ำซ้อน
- ไม่ได้ระบุว่าเป็น "สำนักงานใหญ่" หรือ "สาขาที่..." ที่ออกใบกำกับภาษี (กรณีมีหลายสาขา)
- ออกใบกำกับภาษีอย่างย่อในกรณีที่ต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
- ไม่ส่งมอบต้นฉบับใบกำกับภาษีให้แก่ผู้ซื้อ หรือเก็บรักษาสำเนาไม่ถูกต้อง
บทลงโทษ: การออกใบกำกับภาษีไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน อาจทำให้ผู้ซื้อไม่สามารถนำไปใช้เป็นภาษีซื้อได้ และผู้ออกอาจมีโทษปรับทางอาญาและเบี้ยปรับเงินเพิ่มตามกฎหมาย
การจัดเก็บและรายงานภาษีซื้อ-ภาษีขาย
ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารสำคัญในการจัดทำ รายงานภาษีซื้อ และ รายงานภาษีขาย ซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT มีหน้าที่ต้องจัดทำเป็นประจำทุกเดือน เพื่อใช้ประกอบการยื่นแบบ ภ.พ.30 การจัดเก็บใบกำกับภาษีอย่างเป็นระบบและถูกต้อง จะช่วยให้การคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องชำระหรือขอคืนเป็นไปอย่างถูกต้องและรวดเร็ว
